¿Pagar o no la comida del Fotógrafo y los músicos?

Navegando en internet el fin de semana me topé con un Blog de bodas (Del cual no recuerdo el nombre para poder darle el justo crédito) en el cual mencionaba la pregunta "¿Pagar o no la comida del Fotógrafo?" yo me tomé la libertad de incluir a los músicos, porque es un cuestionamiento constante en el servicio de eventos. 

Esta es una solicitud que incomoda a los novios, anfitriones y sobre todo a algunos organizadores de eventos (Sobre este tema vuelvo más tarde) Una de las razones principales es porque se convierte en un gasto imprevisto y se sale completamente del presupuesto estipulado. 

Es importante señalar que la mayoría de los Fotógrafos, Grupos Versátiles y/o DJ's piden un lugar para sentarse y bebidas no alcohólicas (Solicitud que me parece más que justa, no quieres que el personal esté deshidratado y sentado sobre cajas o en el piso a la mitad de tu evento ¿Verdad?)

Equipo de Hacienda León en reunión previa al evento

Hay otros proveedores que definitivamente incluyen una cláusula solicitando servicio de alimentos y bebidas para cierta cantidad de personas que dependiendo el proveedor son:

• Grupos Versátiles entre 10 a 18 personas
• DJ's entre 5 a 8 personas
• Fotógrafos entre 2 a 5 personas

Mi opinión personal es que el lugar y las bebidas son una solicitud razonable, sin embargo los alimentos me parecían algo exagerado hasta que leí el siguiente razonamiento en el blog mencionado que decía más o menos así: "El fotógrafo trabaja el día de tu evento alrededor de 12 a 15 horas, está siguiendo tu sesión de boda desde el maquillaje, la misa, la fiesta, etc." Esta frase cambió completamente mi perspectiva, porque nosotros como servicio de catering trabajamos también alrededor de 12 a 15 horas,  sin embargo, tenemos espacios para comer, por otro lado, ni los fotógrafos ni los músicos pueden buscar un horario para comer sin descuidar su labor en tu evento. 

Cuando los clientes me cuestionan sobre esta solicitud, les recomendamos revisar el contrato y en base a eso les hacemos sugerencias, normalmente es un menú infantil o un menú en un tiempo (Normalmente no tendrán mucho tiempo disponible para comer) una mesa sencilla y bebidas no alcohólicas durante todo el evento, esto con un costo menor al del menú por persona de los invitados, con la finalidad de no afectar el presupuesto de los anfitriones.

Esta situación de los alimentos de los proveedores de eventos es siempre un problema cuando no se aclara o se planea con tiempo, uno de los problemas más recurrentes que tenemos es que los novios o el coordinador nunca consideran este gasto, el grupo llega y toma una mesa de los invitados y se genera un descontrol total. 

Otra situación común es que el coordinador/organizador omite informar a los clientes sobre el servicio de alimentos para proveedores y espera que el banquete lo cubra en el momento sin tenerlo considerado. Aquí es importante resaltar que el excedente de alimentos que el banquete llevamos, es para nuestro personal (Personal de cocina y meseros) que en promedio es de 20 a 50 personas, es imposible asumir que habrá excedente para 10 o 15 personas que no estaban consideradas. 

Tomando en cuenta todos los factores, en lo personal les sugiero tener desde el inicio de la planeación el costo de la mesa del Grupo/DJ y de los Fotógrafos con bebidas no alcohólicas y un menú que sea ligero y rápido. Hago énfasis en ligero y rápido porque hemos visto también que les llevan pizza, carnitas, tacos, etc. a los grupos versátiles, recuerden que inmediatamente tienen que subir al escenario a bailar y ambientar.

Si por alguna razón participará más personal durante tu evento, es una pregunta importante que debes hacer al Salón-Coordinador-Banquete para saber si ese personal requiere alimentos y el costo que conlleva para no tener sorpresas ya cercanas a la fecha (Personal adicional sería: Coordinador de eventos, Hostess, Valet Parking, Banda, Mariachi, etc.)

#EventosqueEnamoran