Tu fiesta de Graduación

¿Cómo hacer que el proceso para la planeación de tu Graduación sea lo más sencillo posible? 

1. Designar un comité. Este paso es fundamental, el comité debe estar formado por personas de su entera confianza (Algunas veces el/los jefe/s de grupo) porque serán quienes inicien la búsqueda de proveedores, firmen contratos, tomen decisiones y se encarguen del control de pagos. 

2. Ceder. Uno de los problemas más constantes en la planeación de Graduaciones es la negociación y toma de decisiones del grupo, debido a la diferencia de personalidades y al ser un evento tan importante para todos, siempre será muy complicado ponerse de acuerdo. No pierdan de vista la finalidad del evento ya que finalmente es una celebración y como tal, debe ser motivo de unión. 

3. Presupuesto. Establezcan un presupuesto que haga sentir cómodos a la mayor parte de los graduados, busquen opciones que entren dentro de este presupuesto y tomen la decisión entre los proveedores que se adapten a sus ideas. 

4. Contratos. Antes de decidir firmar un contrato con cualquier proveedor, hagan todas las preguntas que sean necesarias para evitar fraudes, las inquietudes más relevantes son; políticas de pago, políticas de cancelación, qué pasa si no se junta la cantidad de personas, qué costos no están incluidos en el boleto, en fin, resuelvan todas sus dudas. 

5. Si algo parece demasiado bueno para ser verdad ¡Detente! Asegúrate que la empresa organizadora está establecida y que tiene una oficina física, aprovecha la tecnología a tu favor, investígalos en las redes sociales, visita su página web ¿No tiene redes sociales ni página web? Es un de los primeros signos de alerta ya que hay empresas que debido a la cantidad de problemas legales de incumplimiento que tienen cambian de nombre cada año.  Si en su página no encuentras eventos, servicios ni productos  como los que te está ofreciendo, pregúntate, qué tipo de empresa estás contratando. Este punto es importantísimo para la salud mental de los organizadores y de los invitados en general, hay empresas que se dedican a defraudar graduados ¿Cómo lo hacen? ofrecen promociones y precios ridículos para convencer pero que no pueden sostener. 

6. Lee detenidamente la cotización. Aunque hay estrategias de venta, es necesario como consumidor estar seguro de lo que te están ofreciendo, algunas veces es más el texto de relleno que el contenido de la propuesta, compara los servicios que realmente estás contratando como; horas de servicio real, horas de música, tipo de música, tipo de mobiliario, gastos adicionales (Aunque no lo crean hay proveedores que cobran la propina forzosa adicional al costo) 

7. Decidan qué es importante. El problema de la democracia es que es la mitad más uno, puede ser que no se pongan de acuerdo en temas como la música, el recinto, la decoración, los costos. Deténganse a pensar realmente qué es lo importante del evento, si para todos es indispensable que el evento sea en un lugar que solamente está disponible para una fecha en específico, van a tener que adaptarse a las políticas y servicios de ese recinto, o bien, si la mayoría quiere 2 horas de banda o si la mayoría no quiere banda, hagan una lista de los detalles que son indispensables para que todos la pasen bien. No se trata de imponer voluntades, se trata de tomar decisiones. 

Les comparto una lista de preguntas frecuentes para Graduaciones:

¿Cuántas horas de evento/servicio se incluyen?

¿Cuántas horas de música se incluyen?

¿Qué menú se incluye?

¿Cuál es el costo del niño?

¿A partir de qué edad pagan los niños?

¿Cuál es el menú para los niños?

¿El servicio incluye propinas?

¿La propina es forzosa?

¿Qué costos adicionales hay al boleto?

¿Qué modelos de invitaciones se incluye?

¿Con cuánto dinero se reserva el evento?

¿Es necesario dejar un depósito?

¿Cuáles son las políticas de pago?

¿Qué pasa en caso de cancelación?

¿Qué pasa en caso de no cumplir con la cantidad de invitados?

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