Asignación de lugares. Aciertos & Errores

Uno de los temas más comunes y que más afectan en el desarrollo de una boda es la asignación de lugares. Para que el acomodo de invitados sea efectivo es necesario tomar en cuenta varios detalles de tu evento. Si se cuentan con todos los elementos la recepción y acomodo de invitados deberá tomar entre 30 a 60 minutos.

Confirmar asistencia.

Para generar la lista de invitados debes confirmar la asistencia de los mismos, un error muy común es el de asumir que tal o cual porcentaje de invitados no llega al evento, siempre es necesario confirmar la asistencia. Esta confirmación la puedes hacer personalmente y apoyarte en tus familiares. La segunda opción es contratar un servicio externo (Coordinador ó agencia de confirmación de invitados) que haga las confirmaciones de asistencia esto te debe dar un 95% de exactitud.

Lista de invitados.

La lista de invitados es un elemento indispensable para un acomodo exitoso, si la lista no está bien redactada y/o organizada, será imposible hacer el acomodo de manera efectiva. Debe estar Ordenada alfabéticamente (Iniciando por apellido y Nombres) debe indicar nombre completo del invitado y su acompañante, por ningún motivo debe estar con apodos, diminutivos, o títulos (Amigos de mi papá, Pepe, etc.) recuerda que aunque tu conoces a todos los invitados, quienes realizan el acomodo no los conocen. Si no conoces al acompañante de tu invitado debes indicar que va acompañado. 

Por ejemplo: 

Ramírez Alberto

Ramírez Alberto Acompañante

En el mismo renglón debes indicar el número de mesa en que está asignado y cuántas personas están asignadas en la misma. La lista de invitados debe estar impresa al menos 10 días antes del evento para que el/los encargados de realizar el acomodo tengan tiempo para revisarla y cotejarla con el croquis del recinto. 

Edecanes.

La necesidad de contar con servicio de Edecanes ó Hostess además de darle formalidad a tu evento, es para que ejecuten correctamente el acomodo de los invitados. Para que se pueda realizar la asignación, necesitan la Lista de invitados y un croquis con el acomodo de mesas ya sea numeradas ó con el nombre de la mesa (Una copia por edecán) También recuerda que una Edecán sola no podrá cumplir con el acomodo ya que una de ellas solamente recibirá a los invitados y buscará sus nombres en la lista, el resto de ellas los acompañará a sus lugares. Sumado a una lista de invitados bien realizada, la cantidad de edecanes que estén en recepción influirá directamente en el tiempo de recepción, no es posible esperar que dos personas, reciban y acomoden a 200 invitados en poco tiempo.

Tipos de acomodo.

1. Asignación por Familias. Este acomodo se recomienda en eventos no tan formales, dependiendo tu estilo y el de tus familiares y amigos. En este acomodo se reservan solamente las mesas necesarias para tus invitados más cercanos tales como familia de la novia y familia del novio, tal vez considerando algunas mesas para amigos muy cercanos. 

Necesitarás. incluir caballetes impresos que especifiquen para quiénes estarán reservadas tales o cuales mesas.

2. Asignación previa numerada. Aquí se indica en la invitación el número de mesa en el que estará cada invitado, es un voto de confianza porque esperas que cada persona lleve su pase y recuerde la mesa que le fue asignada. 

Necesitarás. Hacer la asignación previo a la entrega de invitaciones y números de mesa. Como plan B para quienes no lleven su número de mesa requieres la Lista de invitados y al menos 3 Edecanes, La primera recibirá a los invitados y los buscará en la lista para decirles el número de mesa en que están asignados, las otras dos estarán acompañando a los invitados a sus mesas.

2. Parcial numerado. En este acomodo se reservan todas las mesas, ya sea por área o concepto (Amigos del novio, Amigos de la novia, Familia novia, Familia novio, Primos, Etc.) Se espera que los invitados busquen sus lugares y el acomodo sea por sección, se recomienda para bodas semi-formales.

Necesitarás. Caballetes impresos que especifiquen lo más detallado posible (Incluso con nombres) quiénes esperan incluir en esas mesas. Lista de invitados. Se recomienda contar con 1 Hostess por cada 100 personas para poder dirigir a los invitados a la sección que le corresponde. 

3. Mesas temáticas. Se debe asignar un nombre a la mesa (Puede ser un tema, nombre de flor, sentimiento, etc.) Este acomodo es para eventos muy íntimos y detallados en que los novios piensan completamente en los invitados.

Necesitarás. Lista de invitados y al menos 2 Hostess por cada 100 personas. En la recepción los invitados dan su nombre para que la Hostess les indique el nombre de su mesa (Por ejemplo: Familia Ramírez, mesa Anturio) Las demás Edecanes acompañan a los invitados hasta su mesa.

3. Asignación formal. En este acomodo se numeran todas las mesas y cada invitado tiene una mesa asignada, es el acomodo ideal porque se espera que todos los invitados tengan un lugar y no pueda ser ocupado por alguien más, las ventajas de este acomodo son que todos tendrán un lugar no importa el horario en que lleguen y estarán en lugares cercanos a sus familiares y/o conocidos. 

Necesitarás. Una Hostess por cada 50 invitados, Números de mesa, Croquis con acomodo exacto y Lista de invitados.

4. Un lugar por persona. Es el acomodo más formal que existe, aquí no solamente se indica el número de mesa en que va una persona sino que tienen un lugar asignado, generalmente se emplea en eventos de gobierno y de la realeza en donde la asignación de lugares se hace de acuerdo al rango. Para poder realizarlo cada lugar debe estar personalizado y contar con una tarjeta con el nombre del invitado. 

Necesitarás. Una Hostess por cada 50-100 invitados, mesas numeradas, croquis con asignación, lista de invitados y tarjetas con los nombres de todos los invitados.